Jawaban UTS mata kuliah Administrasi
Perkantoran
Dosen : Bpk.Sugeng Rusmiwari
Nama
:Adnin Ridha Rerifki
Prodi :Ilmu
Administrasi Negara
Fakultas :Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Soal UTS Administrasi Perkantoran.
Soal
UTS Administrasi Perkantoran.
Tiada
organisasi tanpa pemimpin. Courtois berpendapat bahwa “kelompok tanpa pemimpin
seperti tubuh tanpa kepala, mudah menjadi sesat, panic kacau, anarki” (Oey
Liang Lee, P.I., Drs., “Kepemimpinan”, Basis, XII-1, Oktober 1962, p.5.). Dan
Saudara dicetak menjadi pemimpin yang mampu berkapasitas sebagai .
Pertanyaan:
Bagaimana
seorang “administrator publik” agar mampu menjadi “agent of change and development” yang efektif, efisien dan
rasional ?
Catatan:
Untuk
menjawab pertanyaan ini gunakan dasar teori / pilih di antaranya: X, Y, Z-
Genetik, Sosial, Ekologi - Id, Ego, Super Ego - Otoriter, Demokratis, Liberal –
IQ, EQ, SQ, QQ – Reward Power, Coursive Power, Legitimate Power, Exspert Power, Referens Power – Plan, Do,
Cheks, Action – SWOT, dll.
Jawaban :
Terminologi
Admistrasi
Ø Dalam
bahasa Latin
Ad=intensif,
Ministrare=melayani
Secara estimologis
(perpadanan/persamaan kata) Melayani
secara iontensif atau berkesinambungan.
Ø Secara
Luas
*Administration
(Inggris) Kegiatan manusia yang
kooperatif yg terdiri dari 8
unsur:organisasi,manajemen,komunikasi,informasi,personalia,finansia,material,humas
*Leadership/Kepemimpinan :Aktivitas dari seorang
leader
*Management/Manajemen :Aktivitas dari seorang manajer
Ø Secara
Sempit
*Administratie
(Belanda) Tata usaha, yaitu
pekerjaan yang berkenaan denga korespondensi,pencatatan,kearsipan.
*Leadership, ciri utama :Publik Servis – pelayanan
umum
*Management, cirri utama :Privat Servis – Pelayanan
khusus
Seorang
“Administrator Publik”, artinya orang yang memberikan pelayanan publik, yaitu
melayani orang banyak yang tentunya dibutuhkan kepemimpinan untuk mampu menjadi
“agent of change and development”, artinya dapat menjadi agen perubahan dan
perkembangan yang lebih baik, universal, dan legitimate dimana seorang tersebut
harus mampu membawa dirinya ke arah kompeten dan professional sehingga akan
diakui dan direword oleh orang lain.
*Seorang
Administrator Publik yang berjiwa kepemimpinan tersebut terdapat dalam dirinya
beberapa hal dari sebuat teori, yaitu:
·
P = Planning (Perencanaan)
Perencanaan diartikan sebagai upaya pemanfaatan
sumber-sumber yang tersedia dengan memperhatikan segala keterbatasan guna
mencapai tujuan secara efisien dan efektif.Dalam melaksanakan perencanaan ada
kegiatan yang harus dilakukan, yaitu melakukan prakiraan (rencana) kegiatan
organisasi.
Prakiraan ini
berfungsi untuk menentukan rencana kegiatan yang akan dilaksanakan
kedepan oleh suatu organisasi sebagai upaya mencapai tujuan organisasi
tersebut.
Dalam melakukan prakiraan, harus selalu memperhatikan
tujuan organisasi, sumber daya organisasi dan juga melakukan suatu analisis
organisasi (bisa menggunakan SWOT) untuk mengetahui potensi internal dan
eksternal.
*Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam membuat
perencanaan yaitu :
-Perencanaan harus jelas maksud dan arah tujuannya
-Program kerja atau perencanaan dari sebuah
organisasi harus dapat dikur tingkat keberhasilannya
-Sesuai dengan kemampuan sumber daya yang ada
-Tidak sekedar angan-angan, melainkan dapat
dilaksanakan sehingga bersifat rasional
-Waktu dari pelaksanaan nantinya jelas
·
O=Organizing (Pengorganisasian)
Kegiatan ini merupakan keseluruhan proses memilih
orang-orang serta mengalokasikan sarana dan prasarana untuk menunjang tugas
orang-orang itu dalam organisasi, serta mengatur proses kerjanya sehingga dapat
menjamin pencapaian tujuan program dan tujuan organisasi tersebut.
Dengan penempatan orang yang tepat pada tempat yang
tepat dalam organisasi, maka kelangsungan aktivitas organisasi tersebut akan
terjamin. Nah,disinilah peran penting dari pemimpin dibutuhkan, yaitu mampu menempatkan anggotanya di tempat yang tepat. Pemimpin harus mampu melihat
potensi-potensi SDM yang berkualitas dan bertanggung jawab untuk melaksanakan
aktivitas roda organisasi. Setelah menempatkan orang yang tepat untuk tugas
tertentu, maka perlu juga mengkoordinasikan dan memadukan seluruh potensi SDM
tersebut agar bekerja secara sinergis untuk mencapai tujuan organisasi.
·
A=Actuating (Penggerakan)
Perencanaan dan pengorganisasian tidak aka nada
apa-apanya apabila tidak ada pelaksanaan yang nyata dan bertanggung
jawab.Penggerakan ini merupakan wujud nyata dalamk proses untuk mencapai suati
tujuan yang satu, tujuan yang sama, dimana seluruh anggota atau sumber daya
ikut terlibat di dalamnya, saling bekerja sama, saling mendukung, sehingga
tetap terjaga suatu penggerakan yang harmonis dan tidak berat sebelah.
Namun,penggerakan ini juga tetap di bawah kendali
seorang pemimpin yang harus mempu mengkoordinir anggotanya dengan baik dan sama
rasa.
·
C=Controlling (Pengendalian/Pengawasan)
Controlling
ini bukan hanya sekedar mengendalikan pelaksanaan program dan aktivitas
organisasi, namun juga mengawasi sehingga bila perlu dapat mengadakan
koreksi.Seorang pemimpin/agent of change yang baik, akan dapat melakukan pengawasan
dengan efektif dan efisien sehingga apa yang dilakukan dapat sesuai dengan
rencana dan tujuan yang ingin dicapai.
Dalam mengontrol juga harus pandai-pandai mengatur
waktu, agar pelaksanaan dapat berjalan lancar dan efisien, serta ketegasan
dalam mengambil keputusan dan mengayomi para anggotanya.
Fungsi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan
dan pengendalian (pengawasan) ini menjadi kekuatan seorang pemimpin dalam
melaksanakan atau membuat perubahan untuk mengembangkan sebuah organisasi kea
rah lebih baik. Jadi, seorang agent of change tersebut harus mampu
merencanakan,mengorganisasikan,melaksanakan,dan mengawasi para pengikut yang
mana menjadi klien untuk pelayanannya, sehingga dapat menjadi seorang
administrator publik yang memiliki jiwa kepemimpinan dalam meberikan pelayanan
yang terbaik serta memiliki displin yang tinggi dan rasional, dalam artian apa
yang ia rencanakan akan ia kerjakan sesuai rencana tersebut dan mampu
mengontrol pelaksanaan itu dengan efektif dan efisien.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar